Information om hantering av personuppgifter
Från den 25 maj 2018 gäller den nya Dataskyddsförordning (GDPR). GDPR ersätter den befintliga Personuppgiftslagen (PUL 1998:204) och gäller för alla EU-länder.
Den personuppgiftsansvarige bestämmer ändamålen för behandlingen av personuppgifter. Personuppgiftsansvarig är Styrelsen för Vinhandlarens samfällighetsförening som behandlar personuppgifter i sin verksamhet och som bestämmer vilka uppgifter som ska behandlas och vad uppgifterna ska användas till.
I våra stadgar står det att styrelsen är skyldig att föra förteckning över delägande fastigheter i samfälligheten, andelstal och ägare. Samfälligheten får lagfartsförteckningar från Lantmäteriet med samtliga fastigheter och ägare för de två samfälligheterna, minst en gång per år (inför årsmötet) för att kunna upprätta debiteringslängd och röstlängd.
Samfälligheten vill också att man via formulär på hemsidan eller blankett själv anger telefonnummer, e-post, ägarandel samt olika intressen. Samfälligheten behöver dessa uppgifter för att snabbt kunna nå ut med information vid t.ex. vattenavstängning samt att kalla olika grupper till möten, enligt angivna intressen.
Samfälligheten använder också formulär på hemsidan där det är krav på att lämna kontaktuppgifter, men vill man få en återkoppling anges även personuppgifter.
Medlemsregistret hanterar ganska små mängder persondata och här är det viktigt att skilja på vanliga och känsliga personuppgifter. Vi hanterar inga känsliga personuppgifter annat än t.ex. vid ev. frånvaro till olika möten (frivillig information, förhinder räcker som skäl för frånvaro).
Samfälligheten hanterar följande personuppgifter: namn, adress, fastighet, e-postadress, telefonnummer, bankuppgifter från inbetalningar samt faktureringsuppgifter, även olika intressen som medlemen själv valt att ange.
För de förtroendevalde som får arvode samt andra privatpersoner som utfört arbete åt samfälligheten, registreras även personnummer och bankuppgifter.
För de personer som haft utlägg för samfälligheten registreras bankuppgifter.
Samfälligheten hanterar också olika personuppgifter från t.ex. uthyrning av föreningslokal, i vissa fall upprättas avtal mellan parterna. Där kan personnummer förekomma för vikten av en säker identifiering.
Vid enstaka tillfällen hämtar föreningen uppgifter om personnummer som behövs vid ansökan om t.ex. betalningsföreläggande när ex. någon som inte har erlagt utdebiterad avgift.
Om samfälligheten använder bilder med personer avtalas det separat.
Du som är registrerad har rätt att från och med den 25 maj 2018 få ut en kopia på alla uppgifter som finns lagrade om dig.
Samfälligheten Vinhandlaren
Postadress: Starrgränd 37, SE-192 67 SOLLENTUNA
Samtycket till registrering av personuppgifter är en av de viktigaste nyheterna i GDPR. För dig som ägare till en fastighet inom Samfälligheten Vinhandlaren är detta däremot inte tillämpbart. I och med att en fastighet och tomt överlåts så blir du också automatiskt delägare i Samfälligheten Vinhandlaren som förvaltar de gemensamt ägda anläggningarna.
Grund för Samfälligheten Vinhandlarens personuppgiftshantering är det avtal som finns med medlemmarna där föreningens stadgar kan ses som ett avtal, vilket innebär att den vanliga medlemshanteringen baseras på avtal.
Samfälligheten hanterar också olika personuppgifter från t.ex. uthyrning av föreningslokal, i förekommande fall upprättas avtal mellan parterna.
De som är förtroendevalda (styrelsen) rapporteras till Villaägarna. Efter årsmötet rapporteras den nya sammansättningen av styrelsen till Lantmäteriet.
I övrigt lämnar samfälligheten endast ut personuppgifter till myndigheter (bl.a. skatteverket för kontrolluppgift) och ev. entreprenörer som skall sköta underhåll.
Vid behov, om vi behöver anlita utomstående parter ser vi också till att säkerställa att de håller minst lika bra dataskydd för dina uppgifter som vi gör.
Om ett dataintrång eller en oavsiktlig förlust av personuppgifter inträffar så måste den personuppgiftsansvarige dokumentera incidenten och anmäla den till Datainspektionen inom 72 timmar. Vid eventuellt dataintrång i någon del av samfällighetens register upprättar vi anmälan.
Du har rätt att från och med den 25 maj 2018 få information om vilka personuppgifter som lagrats om dig. Detta avser sådana uppgifter som kan användas för att identifiera dig som person.
Om det saknas legitima skäl för att behålla personuppgifter registrerade om dig, så har Du rätt att få alla sådana personuppgifter som finns lagrade om dig raderade. Uppgifter som hänförs till bokföringsregler och redovisningsplikt kan inte raderas i förtid.
Om du har frågor om vår behandling av personlig information eller anser att vi inte uppfyller våra skyldigheter gentemot dig angående hur vi behandlar din personliga information, rekommenderar vi att du kontaktar oss. Du har också rätt att klaga till datainspektionen, men vi uppmuntrar dig att kontakta oss först.
Frågor kan ställas till styrelsen@vinhandlaren.se
Allmän info om GDPR finns på https://www.datainspektionen.se